Zacznijmy więc od początku.

Po pierwsze wybierz odpowiedni dzień i godzinę na rozmowę. Infolinie obsługowe towarzystw ubezpieczeniowych pracują w określonych godzinach najczęściej od poniedziałku do piątku. Wyjątkiem są zespoły przyjmujące zgłoszenia o szkodzie czy roszczeniu. Te zazwyczaj pracują 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Jeśli chcesz załatwić sprawę szybko i nie czekać godzinami aż połączysz się z odpowiednią osobą wybierz mniej obleganą porę na kontakt z infolinią. Omijaj szerokim łukiem poniedziałki i godziny szczytu czyli między 8 a 10 oraz 16-18. Wybierz raczej porę obiadową lub wieczorną, jeśli sprawa może poczekać zadzwoń pod koniec tygodnia. To momenty w których dzwoni najmniej ludzi do firm.  Jeśli sprawa jest pilna nie rezygnuj z połączenia skoro już czekasz kilka minut. Pracownicy infolinii uwijają się jak mrówki aby odebrać jak najszybciej kolejne połączenie. Coraz częściej jest opcja pozostawienia swojego numeru na infolinii lub  stronie internetowej – to bardzo dobre rozwiązanie jeśli chcesz porozmawiać później.

Po drugie przygotuj się do rozmowy. Miej przy sobie numer polisy lub szkody, swoje dane osobowe, dane pojazdu, możesz też zapisać pytania które chcesz zadać podczas rozmowy. Przygotuj kartkę i długopis, przyda się do zapisania ważnych informacji przekazanych przez konsultanta. Jeśli jesteś w miejscu o słabym zasięgu lub po prostu boisz się rozłączenia w trakcie rozmowy to zapisz nazwisko swojego rozmówcy, datę i godzinę tak aby później łatwiej trafić ponownie do osoby, która zajmuje się Twoją sprawą. Możesz też poprosić o oddzwonienie w momencie przerwania połączenia. I pamiętaj! Nie trać czasu na załatwianie spraw kogoś z rodziny czy znajomego. Dzwoń w swoim imieniu. Konsultantów jak każdego innego pracownika firmy obowiązują przepisy o ochronie danych osobowych, dlatego udzielą informacji jedynie osobie której dotyczy sprawa.

Kolejna ważna kwestia to rzeczowe przekazanie informacji. Pracownik infolinii potrzebuje konkretnych danych aby znaleźć Twoją polisę, odszukać wysłanego maila czy przyjąć zgłoszenie o zdarzeniu szkodowym. Staraj się więc trzymać faktów, pomóż swojemu rozmówcy podając wszystkie niezbędne mu informacje podczas kontaktu z infolinią.

Bywa też tak, że niektóre sprawy są bardziej złożone, wymagają pracy kilku zespołów. Dlatego jeśli rozmowa przedłuża się, rozmówca zawiesił połączenie to znaczy, że potrzebuje więcej czasu na zrealizowanie sprawy lub konsultację z inną osobą. Poczekaj cierpliwie na powrót pracownika do rozmowy, daj mu czas na rozwiązanie Twojego problemu. Często w trakcie oczekiwania słyszysz muzykę, można powiedzieć takie granie na czekanie J . Czasami nudne i nie w Twoim stylu ale jest po to byś wiedział, że połączenie nadal trwa a pracownik o Tobie nie zapomniał. Jeśli czekasz zbyt długo nasuwa się pytanie: a kto zapłaci za rozmowę? Opłaty za połączenie są naliczane według stawek Twojego operatora. Jeśli wiesz, że kolejny rachunek będzie wyższy, skorzystaj z pozostawienia numeru telefonu na stronie internetowej towarzystwa. Tam znajdziesz też formularz, przez który wyślesz wymagane dokumenty lub zadasz nurtujące Cię pytanie.

Pamiętaj, że po drugiej stronie słuchawki też siedzi człowiek, który stara się pomóc Ci najlepiej jak potrafi, na ile umożliwiają mu to jego kompetencje.

A co jeśli nie wiesz jak zabrać się do rozwiązania sprawy, konsultant niby wytłumaczył wszystko podczas rozmowy ale nadal nie wiesz co robić? Nie martw się, przyjdź do najbliższego biura ubezpieczeniowego J. Limanówka, gdzie nasi doradcy chętnie pomogą w rozwiązaniu problemu, skontaktują się z infolinią lub wyślą dokumenty w Twoim imieniu, tak aby skutecznie dotarły do towarzystwa.

Opracowanie:

Sylwia Konopacka Doradca Ubezpieczeniowy

Oddział w Gdańsku